Bitte beachten Sie auch den zweiten Teil dieses Tutorials, in dem der Teilnehmer besprochen wird.
Da das das öffentliche Leben gerade immer mehr zum Stillstand kommt (Anmerkung für spätere Generationen: Das Coronavirus zwingt sehr viele Leute in das Homeoffice) haben in den letzten Wochen immer mehr Mitarbeiter zum Mittel der Telefon- oder Videokonferenz gegriffen.
Hier eine kurze Anleitung, wie das perfekt läuft.
Zuerst müssen Sie sich ein geeignetes Programm zum Webmeeting aussuchen. Klingt trivial, aber die Auswahl ist groß, und es gibt viele vor- und Nachteile der einzelnen Programme. Viele Programme können nicht nur Videokonferenz, sondern der gesamte Desktop oder auch nur einzelne Programme können Zur Präsentation freigegeben werden. Wichtig wäre auch eine Einwahl für Teilnehmer, die sich über Telefon einwählen. Hier eine kurze Auswahl (längst nicht vollständig):
- Skype for Business: Ist bei vielen Office365 Paketen enthalten. Ist von Microsoft aber abgekündigt, bitte nicht mehr verwenden.
- Teams: Der Nachfolger von Skype for Business. Ist in Office365 enthalten und eignet sich sehr gut zur Kommunikation innerhalb des Teams. Weniger gut für Konferenzen mit Gästen, denn Einwahl ist nur mit Microsoft Konto möglich. Einwahl für Telefonteilnehmer ist für den Initiator kostenpflichtig.
- Webex: Von Cisco. Ursprünglich für größere Konferenzräume gedacht und es gibt tolle Geräte für ganze Konferenzräume oder auch nur einzelne Fernseher. Inzwischen auch als Client für PC/MAC erhältlich.
- Gotomeeting: Auch für große Konferenzen mit vielen Teilnehmern geeignet. Zugang über einen einfachen Link. Einwahlen für Telefonteilnehmer mit Zugangsnummern in allen Ländern.
- TeamViewer: Eigentlich ein Support/Fernwartungstool. Man kann Meetings nicht im Voraus planen, sondern muss die Raum-ID zu Beginn z.B. via Mail mitteilen. Telefonzugang nur via 0180-Rufnummer, ist daher nicht sehr komfortabel.
Es gibt noch viele weitere gute Anbieter, eine vollständige Darstellung ist hier nicht möglich, fast alle Anbieter bieten 2-4 Wochen Tests an.
Haben Sie sich Ihr Tool ausgesucht? Hier die „Regeln“ in Kurzform:
- Testen Sie Ihr Tool vor der ersten echten Verwendung. Mehrmals, z.B. mit Kollegen oder Familie. Bis Sie die Funktionen gut beherrschen und sich darauf verlassen können. Testen Sie auch die Freigabe Ihres Bildschirms.
- Verwenden Sie unbedingt ein Headset. Verwenden Sie niemals die Lautsprecher des PCs oder (noch schlimmer) die Freisprechfunktion des Telefons. Die Kommunikation ist nicht nur für sie besser, sondern vor allem für Ihre Teilnehmer
- Ein USB Headset ist besser als ein mit Klinkenstecker angeschlossenes Gerät.
- Wenn Sie und Ihre Kollegen an einer Konferenz mit externen Partnern teilnehmen, dann bitte nicht in den Konferenzraum gehen und das Telefon auf Freisprechen, sondern jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz und seinem eigenen Headset.
- Wenn Sie mit Ihrem Gerät über WLAN teilnehmen, dann versichern Sie sich, dass Sie nah genug am Sender sitzen. Noch besser: Verwenden Sie ein Netzwerkkabel. Nicht wenige Konferenzen sind geplatzt, weil das WLAN nicht stabil genug war.
- An einem festen PC: Sparen Sie nicht an der Webcam, das sieht man! Ein Smartphone oder Tablet ist meistens auch ein gutes Gerät zum Teilnehmen, denn hier sind Kamera und Bluetooth schon eingebaut.
- Moderieren Sie Ihre Veranstaltung. Souverän und mit Nachdruck. Web Konferenzen funktionieren nur, wenn sich die Teilnehmer zurückhalten und nicht gegenseitig ins Wort fallen. Fordern Sie zum Sprechen auf. Oder zum Schweigen.
- Bei großen Konferenzen kann der Initiator die anderen Teilnehmer stumm schalten. Gesprächswünsche können in einem Chat angemeldet werden.
- Seien Sie sehr pünktlich. Viele Webkonferenzen können nicht ohne den Initiator gestartet werden, ggfs. warten sonst alle Ihre Teilnehmer nur auf Sie. Eröffnen Sie den Kanal 3 Minuten vorher.
Meine wichtigste Empfehlung ist tatsächlich die Benutzung des Headsets. Es gibt günstige kabelgebundene Geräte (z.B. Microsoft LX-6000 oder Logitech H540) aber auch sehr gute schnurlose Geräte (z.B. Plantronics Voyager Focus) bis hin zu Bluetooth In-Ear wie Apple AirPods und ähnliches.
Tatsächlich eignet sich auch ein Mobilgerät wie ein Smartphone oder Pad sehr gut, denn meistens hier sind eine gute Kamera eingebaut und fast jeder hat auch schon Kopfhörer dafür.
