Bitte beachten Sie auch den ersten Teil dieses Tutorials, in dem der Initiator besprochen wird.
Als Teilnehmer an einer Webkonferenz gibt es einige Fallstricke, die es zu umgehen gilt. Hier ein paar einfache, aber effektive Tipps:
Ein paar Tage vor der Konferenz:
- Prüfen Sie, ob Ihr Gerät den Voraussetzungen entspricht. Webcam? Headset? Netzwerkkabel statt WLAN? Muss ein Programm installiert werden? Fragen Sie ggfs. Ihren Administrator.
- Üben Sie ggfs. die Handhabung des Clients mit einem Kollegen oder Bekannten als Gesprächspartner.
- Sollten Sie WLAN als Medium verwenden, so stellen Sie sicher, dass die Verbindungsqualität gut genug ist.
5-10 Minuten vor der Konferenz:
- Beenden Sie alle anderen Tätigkeiten. Prüfen Sie die Agenda. Holen Sie sich etwas zu trinken.
- Verwenden Sie unbedingt ein Headset. Prüfen Sie die Audio Einstellungen des Konferenzclients. Fast alle Dienste bieten auch einen „Echo Service“ an, also ein Anruf, bei dem man 10 Sekunden spricht und danach das gesprochene hört.
- Verwenden Sie die Telefon Einwahlfunktion nur im Notfall. Eine Teilnahme über den PC Client hat eine viel bessere Gesprächsqualität. Verwenden Sie niemals die Freisprechfunktion, das ist sehr unangenehm für alle anderen Teilnehmer.
1 Minute vor der Konferenz:
- Jetzt an der Konferenz teilnehmen. Seien Sie unbedingt pünktlich, ggfs. müssen sonst alle anderen Teilnehmer auf Sie warten.
- Manche Clients starten die Konferenz immer mit deaktiviertem Mikrofon. Prüfen Sie die Einstellung.
Während der Konferenz:
- Seien Sie zurückhaltend. Sprechen Sie nur in Gesprächspausen der anderen Teilnehmer. Kein „Durcheinanderreden“. Fassen Sie sich kurz.
- Wenn Sie nicht gerade aktiv in der Diskussion sind: Verwenden Sie immer die Stummschaltung Ihres Clients. Es ist fast nicht zu glauben, was ich in Telefonkonferenzen alles schon unbeabsichtigt gehört habe.
Meine wichtigste Empfehlung ist tatsächlich die Benutzung des Headsets. Es gibt günstige kabelgebundene Geräte (z.B. Microsoft LX-6000 oder Logitech H540) aber auch sehr gute schnurlose Geräte (z.B. Plantronics Voyager Focus) bis hin zu Bluetooth In-Ear wie Apple AirPods und ähnliches.
Tatsächlich eignet sich auch ein Mobilgerät wie ein Smartphone oder Pad sehr gut, denn meistens hier sind eine gute Kamera eingebaut und fast jeder hat auch schon Kopfhörer dafür.
Ggfs. könnten Sie auch zweimal teilnehmen: Einmal per App im Smartphone für Kamera und Gespräch. Einmal per PC mit großem Bildschirm für die Ansicht einer eventuellen Präsentation.
