Ab dem 1.1.2017 gesetzlich verpflichtend für Unternehmer: Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
Wie bitte, was für Grundsätze?
Hinter der komplizierten Wortschlange verbirgt sich etwas eigentlich simples, nämlich eine Sammlung/ Vereinheitlichung von (Neu-)Regelungen zur Aufbewahrung und Bereitstellung Ihrer Geschäftsunterlagen.
Rechnung getragen wird hiermit den altbekannten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, deren Einhaltung sich bei der Verwendung digitaler Dokumente anders gestalten muss, als bei Geschäftsbriefen und Steuerunterlagen in Papierform.
Im Vordergrund stehen die zwei Grundsätze Datensicherheit, also Schutz sowohl vor unberechtigtem Zugriff, als auch vor Verlust und Datenunveränderlichkeit (bzw. Kennzeichnung von nachträglichen Veränderungen).
Was könnte das für mich bedeuten?
Welche Regelungen in Ihrem speziellen Fall zu welchen Maßnahmen führen sollten, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
Grundsätzlich ist von Folgendem auszugehen:
Alle digitalen Unterlagen, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, müssen ab sofort Teil einer Langzeitarchivierung werden – und zwar unveränderbar und dauerhaft (i.d.R. 10 Jahre). Bedeutet zum Beispiel, dass Sie auch Ihre E-Mails archivieren müssen und zwar idealerweise, bevor Sie als Empfänger Zugriff darauf erhalten (denn nur dann ist die Unveränderlichkeit gewährleistet). Cloud-Dienstleister sichern dabei Ihre Daten rechtssicher und dauerhaft, d.h. der Weg „in die Cloud“ ist interessanter als nie zuvor.
Heutige Buchhaltungsprogramme setzen die Neuregelungen meist ordentlich um, aber auch hier lauern Gefahren: Denken Sie beispielsweise daran, dass Sie auf die durch die Software archivierten Daten auch nach einem Systemwechsel noch zugängig machen können müssen.
Auch Ladengeschäft-Betreiber mit einem Kassensystem sollten sich unbedingt informieren, ob die eingesetzten Kassen den neuen Regelungen entsprechen. Das ist vor allem dann nicht der Fall, wenn Einzelpositionen oder ganze Belege automatisiert zusammengefasst werden und nicht einzeln nachgewiesen werden können.
Gilt das auch für mich?
Gehen wir davon aus, Sie seien Unternehmer, lautet die einfache Antwort: ja. Die GoBD sind verpflichtend für alle Unternehmer in Deutschland.
Ab sofort?
Absolut. Die GoBD sind ab 1. Januar 2015 gültig und verpflichtend ab 1. Januar 2017.
Ich brauche mehr Informationen
Die kompletten Regelungen stellt das Bundesfinanzministerium als PDF Download zur Verfügung.
Wenn Sie unsicher sind: Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den für Sie relevanten Maßnahmen und danach Ihren IT-Dienstleister nach einer konkreten Umsetzung dieser Maßnahmen.
Was passiert, wenn ich nicht reagiere?
Es gilt, was bisher auch galt. Bei unvollständig oder unsachgemäß dokumentierten Geschäftsvorfällen drohen Strafen und Sanktionen, so zum Beispiel Verlust der Umsatzsteuer-Abzugsfähigkeit und Steuerschätzungen.
